Pilotprojekt Aktualisiertes Preisupdate

Erfolgreiches Pilotprojekt schafft eine effiziente Logistik im Diakonie-Klinikum Stuttgart.

Mit dem Beitritt zur Einkaufsgemeinschaft Prospitalia erzielt das Diakonie-Klinikum Stuttgart bessere Preise für den Einkauf. Da die Stammdatensätze der beiden Einrichtungen aber völlig unterschiedlich aufgebaut sind, werden deren jeweilige Artikeldaten über ein Modul der HBS automatisch abgeglichen. Auf diese Weise erhält das Klinikum stets aktualisierte Preise, und neue Artikel werden selbsttätig in den bestehenden Datenstamm eingepflegt. Dies spart Zeit und reduziert logistische Fehler.

Der Preis war die Krönung der Einkaufstätigkeit, es gab für den Einkäufer im deutschen Krankenhaus nichts Wichtigeres, nichts Wertvolleres, nichts Größeres als den selbstverhandelten Preis. Der Einkauf fand darin seine Bestimmung und Erfüllung. Preise waren da, um gedrückt zu werden, und sei es auch nur um wenige Pfennige. Dem Verkäufer mussten Rabatte abgerungen werden, am besten im zweistelligen Bereich. Das war Krankenhauseinkauf vor 20 Jahren. Die Sortimente waren auf Dauer fest vereinbart. Die Bestellprozesse waren lang und so umständlich wie die Wüstenwanderung der Israeliten. Bestelldurchschreibesätze waren achtfach, sie waren dick und oftmals teurer als das Produkt, das damit bestellt wurde.

Der Arbeitsplatz des Einkäufers mag zwar ein abgeschabter Drehstuhl gewesen sein, aber sein Arbeitsplatz war sicher. Außer den verhandelten Rabatten gab es kaum definierte und gemessene Erfolgskriterien für seine Arbeit.

Einkauf war gestern, Logistik ist heute

Heute stellen sich Einkauf und Logistik den dramatisch veränderten Bedingungen einer modernen Klinik, die neben hoher Qualität des ärztlichen und pflegerischen Handelns auch einen wirtschaftlichen, besser noch gewinnorientierten Betrieb sicherstellen muss. In der Einkaufsordnung des Diakonie-Klinikums Stuttgart steht als Zielvereinbarung ein Satz, der die drastisch veränderte Ausrichtung zum Ausdruck bringt: "Den Anwendern sollen im Rahmen der vereinbarten Budgets bestmögliche Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden." Es geht damit nicht mehr um das billigste Produkt, es geht um effiziente Prozesse.

Natürlich ist es weiterhin Ziel eines guten Einkaufs, die besten Preise zu sichern. Aber muss er sie deshalb alle selbst verhan­deln? Gute Preise lassen sich mittlerweile in kompetenten Einkaufskoope­rationen einkaufen. Das ist effizient. Das hat der moderne Einkäufer verstanden. Das richtige Material zur rich­tigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen, das war das Ziel einer guten Logistik – vor 20 Jahren. Heute sind die Qualitätskriterien dafür ergänzt um die Faktoren: sehr schnell, sehr präzise und sehr flexibel. Krankenhausabläufe sind auf Wirtschaftlichkeit und auf hohe Effizienz getrimmt. Die moderne Logistik muss ihren Teil zur Produktivitätssteigerung beitragen.

Das haben die Mitarbeiter im Einkauf und in der Logistik verstanden. Sie haben es verinnerlicht und umgesetzt.

Sie wollen nicht die unnötigen Wege schneller gehen, sie wollen unnötige Wege und überflüssige Prozesse von Beginn an vermeiden. Schlanke Prozesse sind gute Prozesse, gute Prozesse sind sichere Prozesse. Gute Prozesse sind transparent und sie sind von einem engen Controlling begleitet und gesteuert. Zwei Kennzahlen der Warenlogistik verdeutlichen die Potenziale der Effizienzsteigerung durch schlanke Prozesse.

Die Kosten der kompletten Warenlogistik im Verhältnis zu den Erlösen, konnten durch ständige Prozessoptimierung kontinuierlich gesenkt werden. Damit sichert sich das Diakonie-Klinikum Stuttgart, mit seinen Kosten für die Warenlogistik von knapp 40 Prozent unter dem Durchschnitt (Quelle: Prospitalia – Basis Check 2011), eine gute Position im Marktvergleich. Das Potenzial einer Prozesskostensenkung durch moderne Prozesse belegt eine Kennzahl, die den Bestwert von Prozesskosten (im Verhältnis zu den Erlösen/Case mix-Punkten) mit dem Durchschnittswert aller analysierten Kliniken vergleicht (Abb.).

System aktualisiert Produktpreise automatisch

Mit dem Beitritt zu einer Einkaufskooperation wird das Krankenhaus vor neue Herausforderungen in der Stammdatenpflege, im Besonderen in der Preisdokumentation, gestellt, da Einkaufskooperationen und Kliniken ihre Artikel- und Preisdaten in völlig separaten Datenbanken führen. Preisänderungen werden dem Krankenhaus meist in Papierform zur Verfügung gestellt. Die Einkaufsabteilung analysiert die Informationen der Einkaufskooperation über Preisaktualisierungen, um sie anschließend sehr zeitaufwendig manuell in die eigene Materialwirtschaft einzupflegen. Erschwert wird dieser Vorgang dadurch, dass die Artikelstämme von Einkaufskooperation und Klinik meist völlig unterschiedlich aufgebaut sind.

Auf Initiative des Diakonie-Klinikums Stuttgart fanden im Jahr 2010 drei Partner zusammen, um dieses fehlende Glied in der Ket­te schlanker und automatisierter Prozesse zu schließen. Das er­klärte Ziel war es, die regelmäßige Preispflege zu automati­sieren und effizienter zu gestalten. In Zusammenarbeit mit dem eCom­merce-Dienstleister HBS Health Business Solutions GmbH und der Einkaufskooperation Prospitalia GmbH wurden die An­forderungen an eine Schnittstelle zur Verknüpfung der beiden Artikel­stämme definiert und eine Leistungsbeschreibung ver­einbart. Die wichtigsten Ziele und Anforderungen dabei waren:

1. reduzierter Zeiteinsatz der Klinik durch Automatisierung des Stammdatenabgleich
2. zeitnaher Überblick und Zugriff auf alle Preisveränderungen
3. vollständige und korrekte Stammdaten in der Materialwirtschaft wie Preise, Rabatte und Bezugsdaten (Bündelungen)
4. Suchfunktion für neue Artikel aus dem Sortiment der Einkaufskooperation in Verbindung mit der Möglichkeit einer automatisierten Neuanlage
5. Überblick über die Preisveränderungen im Sortiment der Einkaufskooperation, die die Klinik betreffen.

Zuerst musste das Problem der unterschiedlich geführten Stammdaten gelöst werden. Im Diakonie-Klinikum werden alle Artikel in der kleinsten Einheit als Grundeinheit geführt (zum Beiweder die Einkaufskooperation noch das Klinikum eine zusätzliche Software be nötigen. Das Modul hbsPreisupdate steht über das Internet beiden Seiten zur Verfügung. Die Artikeldaten werden auf dieser Plattform abgeglichen, ohne dass dabei direkt an den Stammdaten in den jeweiligen Systemen gearbeitet wird.

Das automatisierte Preisupdate zwischen Prospitalia und Diakonie-Klinikum Stuttgart über die HBS-Plattform konnte damit starten. Im ersten Schritt erfolgte über das Modul hbsPreisupdate einmalig eine Zuordnung aller Artikel der Materialwirtschaft zu den Artikelkatalo­gen der Einkaufsko­operation. Das Ergebnis stand danach in einer Übersicht zur Verfügung. Artikel die das System nicht automatisiert zuordnen konnte, mussten ergänzend manuell abgeglichen und zu­geordnet werden. Gründe dafür konnten Abweichungen in der Art der Ar­tikelnummer oder der hinterlegten Bündelungen sein.

Die Sorti­mente wurden zugewiesen, geprüft und dann in die Material­wirtschaft des Diakonie-Klinikums übernommen.

Prospitalia stellt dem Diakonie-Klinikum die Preisveränderungen regelmäßig auf der HBS-Plattform zur Verfügung. Durch die einmalige Zuordnung der Artikel zu Beginn des Projekts werden beide Artikelstämme nun automatisch abgeglichen und verknüpft. Sämtliche Verknüpfungen zwischen den Artikeln von Prospitalia und Diakonie-Klinikum werden auf der HBS-Plattform gespeichert und bleiben für künftige Abgleiche bestehen.

Artikel mit Preisänderungen werden dem Diakonie-Klinikum zur Prüfung und Freigabe vorgeblendet, erst danach werden sie an die Materialwirtschaft übergeben.

Weiterhin stellt das hbsPreisupdate dem Diakonie-Klinikum eine Übersicht über aufgelaufene Preisänderungen (Erhöhungen und Nachlässe) in dessen individuellem Sortiment zur Verfügung. Weitere statistische Werte und Analysen, wie prozentuale Veränderungen, sind über eine separate Funktion im Modul abrufbar.

Zusätzlich steht dem Diakonie-Klinikum die Funktion der Artikelneuanlage zur Verfügung. Auf der HBS-Plattform können Artikel, die noch nicht in der Materialwirtschaft hinterlegt sind, aus dem Prospitalia-Sortiment ausgewählt und als Datensatz übernommen werden. Dadurch vermeidet das Diakonie-Klinikum Fehler in der Anlage neuer Artikel und vereinfacht und verkürzt die Arbeitsschritte im Anlegen neuer Artikel.

Links in diesem Beitrag

Einkaufsgemeinschaft Prospitalia
www.prospitalia.de

Diakonie-Klinikum Stuttgart
www.diakonie-klinikum.de

Autoren

Helmut Drummer
Leiter Materialwirtschaft

Nils Koch
Einkauf, Leiter Archiv, Projektleitung

Diakonie-Klinikum Stuttgart
Rosenbergstraße 38
70176 Stuttgart

Der Beitrag erschien in:

f&w. führen und wirtschaften im Krankenhaus
3/2011, S. 70 ff.

Herausgeber
Bibliomed-Medizinische Verlagsgesellschaft mbH
Stadtwaldpark 10
Postfach 11 50
D-34201 Melsungen
www.bibliomed.de/fundw

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